IT관리자들이 조언하는 개인 데이터 관리 7계명

디지털 정보량의 폭증으로 ZB(제타바이트) 시대가 도래했다.
글로벌 시장조사기관인 IDC는 올해 생성될 디지털 정보량이 1.2 ZB(제타바이트), 즉 1.2조 GB(기가바이트)에 이를 것으로 추정했다. 이 같은 수치를 환산하면 2000 페이지 분량의 문서를 707조부 복사한 분량으로, 지구상의 모든 인구가 100년 동안 '트위터’를 할 경우 생성되는 디지털 정보량이며, 또한 폭스 TV의 히트 시리즈 '24’의 모든 에피소드를 1억 2500만 년 동안 계속해서 상영할 수 있는 분량이다.

이러한 데이터량의 폭발적인 증가는 일반 문서 데이터뿐만 아니라, 동영상, MP3 파일, 디지털 사진, 이메일, 웹 브라우징 등의 사용량이 늘어나고, 최근 소셜 네트워킹이 폭발적으로 증가하면서, 모든 사람들이 엄청난 양의 디지털 정보를 만들고, 저장하고 있기 때문이다.

이러한 데이터들은 주로 학생이나 직장인들이 사용하는 PC에 많이 쌓이기 마련이다. 이러한 문서 데이터들을 어떻게 정리하고 관리하는 것이 좋을까? 데이터 홍수의 시대에 바이러스 백신 프로그램 실행만이 아니라, 나의 중요한 데이터들을 효과적이고 안전하게 관리하는 방법들을 소개한다.

* 자료제공 : 아크로니스(www.acronis.co.kr)

1. 파일 이름 주제어, 날짜 붙이기
데이터 관리의 시작은 파일을 만들 때 시작된다. 즉, 파일의 이름을 어떻게 작명하느냐가 파일관리의 시작인 것이다. XLS, DOC, PPT 등의 각종 파일은 문서를 열어보지 않는 이상 파일의 이름만 보고 그 파일의 내용을 판단할 수 밖에 없다. 그런 만큼 파일의 이름을 결정할 때 날짜, 파일 요약 단어, 주제어, 수정 횟수 등을 이용해 나만의 정해진 규칙에 따라 기록해 정하는 것이 좋다.

2. 폴더는 시간, 업무 별로 분류해 다단계로 구성하기
파일 관리만큼 중요한 것이 파일을 담아두는 폴더이다. 그러나 폴더의 생성과 분류, 구분은 업무 특성과 파일 관리 방법 등에 따라 천차만별이고 그 차이가 크기 때문에 그 규칙을 정하기가 쉽지 않다. 폴더를 체계적으로 생성해서 폴더의 주제와 분류에 맞게 파일을 담아두어야 파일을 손쉽게 찾을 수 있다. 시간의 흐름에 따라, 업무 프로세스에 따라 순차적으로 파일이 생성되는 경우에는 폴더의 이름에 숫자를 붙여 네이밍을 하는 것이 좋다. 파일이 많을 경우에는 폴더 안에 서브 폴더를 별도로 생성해서 파일을 관리하는 것도 좋다.

3. 바탕화면에 대용량 파일 보관 줄여 컴퓨터 성능 높이기
데이터는 바탕화면에 바로 저장하지 말고, 가능하면 별도의 폴더를 만들어 저장해야 컴퓨터 성능 저하를 막을 수 있다. 업무에 바빠 프리젠테이션 파일이나 동영상 파일 등 대용량 파일들을 바탕화면에 저장해 두면 CPU(중앙처리장치) 점유율이 높아져 다른 프로그램들의 처리 속도가 늦어질 수 있다.

4. 사용하지 않는 동일 응용 프로그램 정리하기
컴퓨터로 인터넷을 접속해 사용하다 보면, 각종 동영상 플레이어, 무료 백신, 보안 접속 등을 위한 다양한 응용 프로그램들을 다운로드 받아 실행해야만 하는 경우가 생긴다. 이것들을 무심코 프로그램들을 다운로드 받아 두다 보면 1년 사이에도 수십 개의 응용 프로그램들을 사용하지 않고 저장만 해두는 경우가 다반사다. 정기적으로 컴퓨터 제어판에서 프로그램 추가/제거를 확인해 수개월이상 사용하지 않은 프로그램들을 지워주는 것이 좋다.

5. 중요도에 따라 데이터 백업을 주기적으로 실행하기
데이터를 한 곳에만 저장해두면 언젠가 갑작스러운 오류로 중요 데이터들을 잃을 우려가 있다. 데이터가 있는 폴더들을 중요도 별로 분류하여 백업 받는 일정표를 만들어 시행한다. 파일의 중요도에 따라 데이터들을 분류하여 중요한 폴더는 매일, 덜 중요한 폴더는 매주, 중요하지 않은 폴더는 매달 백업을 받아 보관하는 것이 현명하다.

아크로니스가 최근 선보인 개인 사용자용 백업복구솔루션인 '아크로니스 트루 이미지 홈 2010 플러스팩(Acronis True Image Home 2010 with Plus Pack Bundle)’ (이하 ATI홈2010)은 아크로니스의 최신 개인 사용자용 백업 복구 솔루션으로, 재해로부터 중단 없는 시스템 보호, 윈도우 7 OS와의 호환성 및 가상 하드 디스크로의 백업복구 지원 기능 등을 제공한다. 특히 새로운 '아크로니스 논스탑 백업(Acronis Nonstop Backup)’ 기능은 자동 증분 백업을 통해 전체 시스템 및 데이터를 보호함으로써 특정 시점이나 원상태로의 복원이 가능하다. 사진, 음악, 이메일, 개인 정보뿐 아니라 운영 시스템, 애플리케이션 및 세팅까지 전체 컴퓨터 시스템이 24시간 보호된다. 뿐만 아니라 '아크로니스 유니버설 리스토어(Acronis Universal Restore)’ 기능은 PC 분실 또는 도난시, 혹은 사용자가 새로운 PC를 사용하고자 할 때 데이터 및 애플리케이션을 기존 PC의 상표, 모델명 및 기능성과 상관없이 새로운 PC 또는 가상의 장치에 쉽게 복제할 수 있도록 한다.

아크로니스 코리아 서호익 지사장은 "아크로니스의 ATI홈2010은 더욱 강력한 기능 및 향상된 성능을 제공함으로써 소비자들이 안심하고 개인 컴퓨터를 사용할 수 있도록 지원한다. 업계 최상의 백업 복구 기능을 제공하는 ATI홈2010제품을 통해 사용자들은 개인의 소중한 데이터를 완벽히 보호할 수 있다"라고 말한다.

6. 컴퓨터 하드드라이브를 C와 D로 분할해 데이터들을 별도 보관하기
보통 일반적인 컴퓨터에는 하드디스크 1개안에 하나의 C드라이브 하나에 OS(Windows)를 설치하고, 프로그램도 깔고 데이터(여러가지 종류의 파일들, 사진 등등)를 저장하고 있는데 C드라이브와 함께 D드라이브를 만들어 C에는 OS 및 프로그램을 설치하고, D에는 데이터들을 보관하는 것이 안전하다. 컴퓨터를 사용하다 보면 바이러스나 여러 가지 이유로 인해 OS를 재 설치해야 하는 경우가 종종 발생하는데, 이때 C 영역을 포맷하고 OS와 프로그램을 재 설치하더라도 D 영역에 있는 데이터는 디스크 자체가 물리적으로 고장나지 않는 한 포맷을 해야 하는 상황에서도 비교적 안전하게 데이터를 보존할 수 있다.

7. 외장 하드에 데이터들을 백업해 데이터 이중 보관으로 안정성 높이기
데이터들을 컴퓨터에 잘 정리하는 것도 중요하지만 내장 하드의 고장이나 오류가 발생하는 사태에 대비하여 별도의 저장 장치인 외장하드드라이브를 구매해 데이터를 별도로 보관해 두는 것이 좋다. CD에 데이터를 저장하더라도 CD는 영구매체가 아니기 때문에 3년 정도 지나면 저장된 데이터가 손상될 가능성이 매우 높다. 또한 USB메모리는 데이터의 장기 보관 보다는 임시 저장 및 이동 관리 용도로 사용하는 것이 좋다. 이에 요즘 많이 보급되고 있는 수백GB에서 1TB이상의 대용량을 제공하는 저렴한 외장 하드드라이브에 주요 데이터들을 한번 더 저장하여 데이터를 안전하게 보관할 수 있다.

대표적인 저장장치 업체 웨스턴디지털의 외장하드 '마이 패스포트 에센셜’은 백업을 주기적으로 자동 수행하며, 사용자 중심의 비주얼 인터페이스를 제공하는 소프트웨어를 통해 백업 상황을 쉽게 확인할 수 있다. 또한, 파일이 변경되거나 추가될 때마다 자동적으로 파일 백업 서비스를 받을 수 있다. 특히 하드웨어 기반 암호화 기능을 채택해 사용자들의 데이터를 안전하게 보호하고 비밀번호가 없이는 데이터에 접근하는 것이 불가능 하도록 해 사용자들의 디지털 자산을 안전하게 보호한다.

웨스턴디지털 조원석 지사장은 "데이터 백업은 과거, 만일의 사태에 대비하기 위한 '보험’적인 성격이었던 것에서 이제는 상시 활용되는 핵심 기능으로 인식되고 있는 추세이다. 이제는 외장하드 등의 추가 저장 장치에 정보를 이중으로 저장하여 데이터의 안정성을 높이는 것이 개인 데이터 관리를 위한 필수 요소가 될 것이다"라고 말했다. - 노트포럼(www.noteforum.co.kr)